Politique de confidentialité

1. Présentation de l’organisme
2. Mission, vision, valeurs
3. Objectif et champ d’application
4. Définition de « renseignement personnel »
5. Collecte de renseignements personnels
6. Utilisation de renseignements personnels
7. Communication de renseignements personnels
8. Exactitude, accès et rectification
9. Choix en matière de vie privée
10. Mesures de protection des renseignements personnels
11. Conservation des renseignements personnels
12. Plaintes et questions
13. Traitement d’une plainte
14. Modifications apportées à cette Politique

1- Présentation de l’organisme

Fondée en 1937, la Chambre de commerce de Val-d’Or (CCVD) est un organisme à but non lucratif, autofinancé, qui compte plus de 1 125 délégués actifs au sein de la communauté d’affaires et œuvrant dans tous les secteurs d’activités.

2- Mission, vision, valeurs

La Chambre de commerce a pour mission de promouvoir le développement économique et d’agir comme un partenaire mobilisateur. Pour ses membres et la communauté d’affaires, la Chambre de commerce est un réseau de communication et un lieu d’échanges en matière de croissance et de réussites économiques.
À l’image de ses membres, la CCVD rassemble les entrepreneurs et professionnels de tous âges et de tous
secteurs d’activité, et les représente dans la diversité économique de son territoire. Au cœur de l’économie, elle vise à créer et à entretenir, au sein de la communauté d’affaires, des liens de solidarité, de coopération et de synergie. De par son leadership, la CCVD pose des actions déterminantes afin de favoriser l’essor, la croissance, le rayonnement et la prospérité des entreprises sur son territoire.

Ses valeurs sont :
L’intégrité : La CCVD se fait un devoir d’offrir à tous ses membres un service professionnel et équitable.
La coopération : En regroupant un réseau d’entrepreneurs et de partenaires et en multipliant les occasions de réseautage, la CCVD valorise le dialogue, l’échange et la concertation au sein de la communauté d’affaires.
La liberté : La CCVD encourage et défend la liberté entrepreneuriale permettant aux entrepreneurs d’atteindre leurs objectifs, de réaliser leurs rêves et de faire prospérer l’économie.
L’engagement : De par sa présence engagée et proactive au sein de la communauté, la CCVD contribue à l’essor économique et social de son territoire.

3- Objectif et champ d’application

La CCVD, s’engage à traiter les renseignements personnels de ses employés dans le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec – telle qu’amendée par la Loi 251 – et les autres lois applicables relatives à la protection des renseignements personnels, le cas échéant (« Loi sur la protection des données »).

La CCVD s’engage également à respecter la vie privée et à protéger les renseignements qui concernent ses administrateurs et ses membres2 . Il est important pour la CCVD d’être transparente et d’offrir de l’information claire concernant les types de renseignements personnels qu’elle recueille, la façon dont elle utile ces renseignements, les personnes à qui elle communique, ainsi que les fins et les motifs de cette collecte, utilisation et communication.

Cette Politique sur la protection des renseignements personnels des employés, des administrateurs et des membres s’applique à toute personne faisant partie des effectifs de la CCVD, travaillant à plein temps, à temps partiel ou bénévolement, ainsi qu’à tout consultant ou employé contractuel et vise à informer ces personnes des pratiques de la CCVD en matière de collecte, d’utilisation et de communication de leurs renseignements personnels, ainsi que de leurs droits en lien avec leurs renseignements personnels.

Cette Politique s’applique aux membres de la CCVD. À chaque fois que ceux-ci interagissent avec la CCVD, y compris lorsqu’un membre visite le site Internet au www.ccvd.qc.ca et /ou lorsqu’il s’inscrit à une activité que nous organisons

4- Définition de « renseignement personnel »

Dans la présente Politique, le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Il s’agit notamment des renseignements contenus dans le dossier d’un employé, d’un administrateur ou d’un membre, tels que le nom, l’adresse postale, l’adresse courriel, le numéro d’assurance sociale, le dossier disciplinaire, les évaluations professionnelles, les relevés fiscaux, le numéro de carte de crédit, etc. Il peut également s’agir de renseignements plus techniques, tels qu’une adresse IP, les paramètres d’un navigateur Web et l’identifiant unique d’un appareil informatique, mais uniquement lorsque ces renseignements permettent d’identifier l’individu. Les renseignements qui sont rendus anonymes et qui ne peuvent être associés à un individu ne sont pas considérés comme des renseignements personnels, s’il est raisonnable de prévoir dans les circonstances que ces renseignements ne permettent plus, de manière irréversible, d’identifier un individu.

5- Collecte de renseignements personnels

La CCVD recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires pour la gestion de la relation d’emploi et d’affaires ou pour d’autres fins lorsque cela est requis ou permis par loi. La CCVD recueille les renseignements personnels suivants directement auprès de ses employés, des administrateurs et des membres, notamment dans le cadre du processus d’embauche ou d’implication, ou auprès de tiers lorsque la loi l’autorise :

• Identifiants et coordonnées, comme le nom, l’adresse courriel et postale, le numéro de téléphone. Nous pouvons recueillir ces renseignements dans diverses situations, par exemple lorsqu’un membre s’inscrit à un évènement de la CCVD, lorsqu’un individu postule sur un poste à la CCVD ou interagissez de toute autre manière avec nous. Nous recueillons généralement ces renseignements directement auprès de la personne concernée, mais dans certains cas, nous pouvons les recevoir de tiers.
• Renseignements démographiques, comme la date de naissance, le genre, la citoyenneté. Dans certains cas, nous pourrions recueillir des renseignements démographiques en lien avec un programme d’équité, de diversité et d’inclusion, sur une base volontaire (comme l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, etc.).
• Renseignements liés à la participation à un évènement de la CCVD, incluant les noms des participants, leurs coordonnées professionnelles ainsi que leurs préférences alimentaires et allergies lorsque ces renseignements sont nécessaires. Nous pouvons également recueillir des renseignements qualitatifs relatifs à votre appréciation de l’évènement par l’entremise d’un questionnaire de satisfaction.
• Renseignements professionnels ou liés à l’emploi, comme le titre et l’historique de rémunération, l’horaire de travail et le statut professionnel, l’expérience professionnelle, les études, les permis et autres titres, renseignements sur les prestations et les congés, renseignements relatifs à tout problème ou litige pouvant survenir, rapports et évaluations de rendement, résultats de tests psychométriques, dossiers disciplinaires, renseignements médicaux, date de cessation d’emploi et motifs de la cessation d’emploi.
• Renseignements personnels recueillis auprès de tiers, comme ceux que la CCVD peut, lorsque la loi l’y autorise, recueillir auprès de tiers dans le cadre de relation d’emploi ou à d’autres fins professionnelles. Par exemple, dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être fournis par d’anciens employeurs, des entreprises de vérification des antécédents, des agences de crédits, des organismes gouvernementaux ou des professionnels de la santé.
• Renseignements financiers, comme ceux fournis à des fins de gestion de la paie (institution financière et numéro de compte bancaire) et les renseignements nécessaires à la délivrance des formulaires fiscaux dans le cas d’un employé. Les renseignements financiers, par exemple numéro de carte de crédit, qu’un membre fournit lors d’un paiement de son adhésion à la CCVD ou lors d’une inscription à un évènement ou l’obtention d’un service.
• Renseignements en contacts d’urgence, comme le nom, les coordonnées et la nature de la relation avec ceux-ci.
• Renseignements relatifs à l’utilisation de l’Internet, des réseaux, des appareils et des locaux, comme une adresse IP (si elle permet d’identifier l’usager) et l’identifiant d’un appareil (par exemple, lors d’une connexion à notre réseau wifi). La CCVD pourrait recueillir des renseignements sur l’utilisation faite avec le courriel de travail des employés, de l’internet, des ordinateurs, téléphones et autres appareils de la CCVD auxquels la permanence a accès dans le cadre de l’emploi, et de l’appareil personnel si utilisé dans le cadre de l’emploi. La CCVD pourrait également recueillir des images vidéos et des photos par le biais de caméras de surveillance dans nos locaux sécurisés à accès restreint.
• D’autres renseignements que la CCVD pourrait recueillir de temps à autre, comme les renseignements qu’un employé pourrait fournir par l’intermédiaire du système de gestion de la paie.

6- Utilisation de renseignements personnels

La CCVD utilise les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qui sont indiquées dans la présente section. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, auquel cas nous demanderons le consentement préalable.

Par exemple, la CCVD peut utiliser les renseignements personnels des employés aux fins suivantes :

• Pour administrer le personnel, y compris vérifier l’identité des employés, gérer les impôts et la sécurité sociale, planifier les horaires et le contrôle des présences et des heures travaillées, mettre en place des coordonnées de contact en cas d’urgence et traiter les demandes des employés en rapport avec leur travail.
• Pour traiter les avantages sociaux, y compris pour déterminer l’admissibilité des employés et de leurs personnes à charge et bénéficiaires.
• Pour administrer la paie, les indemnités de maladie et les congés.
• Pour évaluer la performance des employés, y compris pour prendre des décisions concernant les affectations, la formation, la rémunération et les promotions.
• Pour garantir la santé, y compris le maintien d’un lieu de travail sûr et la gestion des questions de santé, de sûreté et de sécurité..
• Pour administrer des activités d’affaires internes, comme la mise en œuvre des plans et procédures de reprise après sinistre, de continuité des activités ou d’autres plans et procédures d’urgence similaires; la réalisation d’examens, d’audits et d’enquêtes internes; la création de statistiques et d’outils analytiques internes à des fins commerciales légitimes (comme l’amélioration des processus commerciaux et la gestion du personnel de la CCVD).
• Pour respecter nos obligations légales et règlementaires, répondre aux exigences de sécurité, et à des fins de gestion des fraudes, y compris les enquêtes internes, le défaut d’exécuter des tâches
  et la violation du contrat de travail, y compris en surveillant l’utilisation des systèmes technologiques de la CCVD

Par exemple, la CCVD peut utiliser les renseignements personnels des administrateurs et de ses membres aux fins suivantes :

• Assurer la prestation des services. Par exemple nous pouvons utiliser les renseignements personnels pour permettre de bénéficier des avantages commerciaux exclusifs aux membres de la CCVD.
• Gérer les activités commerciales. Par exemple, nous pouvons utiliser les renseignements personnels pour améliorer nos stratégies d’affaires ou encore pour détecter les fraudes et les autres activités illégales.
• Communiquer avec les personnes concernées. Par exemple, nous pouvons utiliser les coordonnées pour effectuer les invitations à un évènement ou pour transmettre l’infolettre de la Chambre (sous réserve du droit de retirer avec consentement).
• Pour atteindre d’autres objectifs permis ou requis par la loi. Par exemple, nous pouvons utiliser les renseignements recueillis pour protéger la sécurité de ces renseignements et de notre site Internet ou pour respecter une obligation prévue par la loi, si nécessaire.

Notez qu’en plus des fins décrites ci-dessus, la CCVD peut également recueillir les renseignements personnels à toute autre fin avec le consentement obtenu conformément aux Lois sur la protection des données. Dans certains cas, le consentement peut être « implicite », ce qui signifie que la permission est présumée sur la base de l’action ou l’inaction au moment de la collecte, de l’utilisation ou du partage des données personnelles.

7- Communication de renseignements personnels

Au niveau des employés
La CCVD peut mettre les renseignements personnels de ses employés à la disposition de leurs collègues dans la mesure nécessaire dans le cadre de l’exécution de leur travail. La CCVD peut également communiquer les renseignements personnels de ses employés à des tiers à des fins détaillées dans cette Politique et dans d’autres politiques et avis de la CCVD, ou comme le requièrent ou le permettent les lois applicables.
Par exemple, la CCVD peut communiquer les renseignements personnels de ses employés aux catégories de tiers suivantes :

• Les organismes gouvernementaux qui ont besoin d’y accéder (par exemple, pour répondre à des demandes relatives à l’assurance-emploi, dans le cadre d’une demande de subvention ou d’un programme, etc.)
• Les fournisseurs de services de la CCVD lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat de service qu’il confie à ces fournisseurs. Ces services peuvent inclure : des services d’audit, des services de technologie de l’information, des services d’administration de la paie, des services d’administration des ressources humaines, de fourniture et d’administration des prestations, ou des cabinets de services professionnels comme les cabinets d’avocats ou les cabinets comptables.
• À des tiers dans le cadre de vérifications de références ou d’antécédents ou lorsque cela est contractuellement requis par un client ou fournisseur de la CCVD.

De plus, la CCVD coopèrera avec les organismes chargés de l’application de la loi et se conformera à toute ordonnance d’un tribunal ou à toute loi exigeant la communication de renseignements personnels, sans préavis supplémentaire ni consentement des employés concernés.

Au niveau des membres

Au sein de notre organisation, nous ne rendons accessibles les renseignements personnels qu’aux membres du personnel pour qui cet accès est strictement nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
Nous pouvons partager les renseignements personnels avec nos fournisseurs de services lorsque cette communication est nécessaire à la réalisation d’un mandat ou d’un contrat qui leur est confié. Nous nous assurons d’obtenir un engagement écrit de nos fournisseurs de services afin qu’ils n’utilisent les renseignements personnels que pour l’accomplissement de leur mandat, qu’ils ne les conservent pas après l’expiration du mandat et qu’ils prennent des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels.
Nous pouvons également communiquer les renseignements personnels à d’autres tiers lorsque cette communication est permise ou requise par la loi ou lorsque la personne visée fournit son consentement préalable.

8- Exactitude, accès et rectification

Les employés, les administrateurs et les membres doivent fournir à la CCVD des renseignements personnels exacts et complets, et doivent mettre à jour leurs renseignements personnels détenus par la CCVD rapidement après toute modification de ces renseignements.

Les employés, les administrateurs et les membres peuvent demander des informations sur leurs renseignements personnels détenus par la CCVD, ainsi que l’accès à ces renseignements, et peuvent demander que leurs renseignements personnels soient modifiés s’ils sont inexacts, équivoques ou incomplets, sous réserve de diverses exceptions prévues par la loi applicable (notamment lorsque l’accès doit être refusé pour protéger d’autres personnes et pour protéger les renseignements privilégiés ou confidentiels de la Chambre).

Pour toute demande d’information relative au traitement de renseignements personnels par la CCVD, les personnes concernées doivent contacter par écrit la Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse hparadis@ccvd.qc.ca

9- Choix en matière de vie privée

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication pour les fins indiquées au moment de la collecte, incluant celles décrites dans la présente Politique. Dans certaines circonstances, nous pouvons solliciter votre consentement après la collecte de vos renseignements personnels, en particulier si la CCVD souhaite utiliser ou communiquer vos renseignements à des fins non déterminées auparavant.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf dans des circonstances limitées, notamment lorsque des exigences légales s’appliquent ou en raison de vos obligations contractuelles avec nous. Il se peut qu’en raison du retrait de votre consentement, la CCVD ne soit plus en mesure de vous fournir certains services. Dans ce cas, vous serez avisé des conséquences du retrait de votre consentement. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées à l’adresse hparadis@ccvd.qc.ca

10- Mesures de protection des renseignements personnels

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger lesrenseignements personnels en notre possession contre tout accès non autorisé, toute perte, tout usage abusif, tout partage ou toute modification non autorisée. Ces mesures comprennent notamment la restriction de l’accès physique à nos bureaux et à nos dossiers, la restriction de l’accès à vos renseignements personnels aux seuls employés qui ont un réel besoin d’y accéder pour remplir leurs fonctions et le stockage des documents papiers et électroniques dans des emplacements sécurisés.

11- Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que permis ou requis par la loi. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés, conformément aux lois applicables.

Nous tâchons d’assurer la conservation de vos renseignements personnels au Québec. Toutefois, il se peut que les renseignements stockés sur les systèmes et les serveurs infonuagiques de nos fournisseurs de services soient situés à l’extérieur du Québec ou du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces juridictions, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Sous réserve du régime juridique applicable dans ces juridictions, nous utiliserons au meilleur de nos capacités des mesures contractuelles pour maintenir des protections qui assurent à vos renseignements personnels des protections au moins équivalentes à celles qui s’appliquent au Québec.

12- Plaintes et questions

Les employés, les administrateurs ou les membres de la CCVD qui estiment que leurs renseignements personnels ont été traités en violation de cette Politique sont encouragés à faire part de leurs préoccupations directement à la Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse hparadis@ccvd.qc.ca

13- Traitement d’une plainte

La CCVD s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle dans les trente (30) jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la CCVD pour pouvoir la traiter. La personne responsable doit évaluer et formuler une réponse écrite, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par la CCVD est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisme et à la législation ou règlementation applicable.

Dans le cas où une plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

La CCVD doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, la CCVD invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par la CCVD.

14- Modifications apportées à cette Politique

Nous pouvons apporter des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications que nous apportons prendront effet lorsque nous publierons une version modifiée de la politique sur notre site Internet. Si nous apportons des modifications importantes à cette Politique, nous publierons un avis sur notre site Internet ou nous vous en informerons de façon plus formelle si la loi l’exige. La « Date d’entrée en vigueur » au début de la présente Politique indique la date à laquelle elle a été mise à jour pour la dernière fois.